Önce adresin ne yapacağına karar verin
Şirketinizin alan adıyla bir info adresi açmak için alan adının yönetimine ve bu alan adına e-posta hizmeti verecek bir sağlayıcıya ihtiyacınız vardır. Ancak teknik kuruluma geçmeden önce daha basit bir soru var: Bu adres ayrı bir posta kutusu mu olacak, mevcut bir kutuya gelen ek adres mi, yoksa birkaç kişinin yöneteceği ortak iletişim noktası mı?
Tek başına çalışan bir işletmeyle beş kişinin müşteri yanıtladığı bir ekip aynı düzene ihtiyaç duymaz. Adresin ne amaçla kullanılacağını yazmak, gereksiz kutu açmayı veya ortak şifre etrafında bir çalışma düzeni kurmayı önler. İlk hedef, müşterinin mesajının doğru kişiye ulaşmasıdır.
Posta kutusu ile takma adres aynı şey değildir
Bir posta kutusunun kendine ait mesajları ve erişim biçimi bulunur. Takma adres ise sağlayıcının uygulamasına göre mevcut bir kutuya ulaşmanın ek yolu olabilir. Ortak kutu, grup ve yönlendirme gibi adlandırmalar da her hizmette aynı kapsamı sunmayabilir. Bu nedenle yalnızca özellik adına bakarak karar vermeyin; gelen mesajı kimlerin göreceğini ve hangi adresle yanıtlanacağını sorun.
Örneğin info adresine gelen tüm mesajlar işletme sahibine gidecekse ihtiyaç farklıdır. Satış ekibinden üç kişi aynı talebi devralacaksa kimin yanıtladığının görülebilmesi önem kazanır. Başlangıçta bu ayrımı yapmadan açılan hesaplar sonradan birbirine yönlenen dağınık bir yapıya dönüşebilir.
Alan adı yönetimi ve sağlayıcı bilgilerini hazırlayın
Kurulumu yapacak kişinin alan adının DNS yönetimine yetkili erişimi olmalı. Mevcut bir e-posta hizmeti varsa eski kayıtları ve kullanılan adresleri önce envantere alın. Yeni sağlayıcının kendi kurulum yönergelerini izleyin; internette başka bir hizmet için verilen kayıt değerlerini kopyalamayın. Hesap doğrulama ve posta yönlendirme ayrıntıları hizmete göre değişir.
Sağlayıcı seçerken yalnızca kutu kapasitesini karşılaştırmayın. Bize ait TekPosta’nın alan adına özel kurumsal e-posta hizmetini incelerken de ortak erişim, eski mesaj aktarımı, kurtarma seçenekleri ve destek kapsamını yazılı olarak netleştirin. Bunlar ürünün her pakette bulunduğu varsayılan özellikler değil, ihtiyacınız için doğrulamanız gereken sorulardır.
Eski mesajları ve ekip erişimini unutmayın
Eski kutudan geçiş yapıyorsanız yalnızca yeni adresin mesaj almasını denemeyin. Geçmiş mesajların, klasörlerin ve gerekiyorsa diğer çalışma verilerinin hangi kapsamda taşınacağını öğrenin. Küçük bir örnek aktarım üzerinden Türkçe karakterleri, tarihleri ve ekleri kontrol edin. Eski hizmeti kapatmak için doğrulanmış bir geçiş planınız olsun.
Birden fazla çalışan kullanacaksa sağlayıcının desteklediği kişisel yetkilendirme yöntemini tercih edin. Çalışan ayrıldığında erişimi kapatırken müşteriye ait iş kayıtlarını kaybetmemelisiniz. Hesap kurtarmanın da ayrılan kişinin kişisel telefonuna veya adresine bağlı kalmamasını sağlayın.
İlk gün yapılacak kısa gönderim denemesi
Kurulumdan sonra farklı bir hizmetteki test adresinden info kutusuna mesaj gönderin ve yanıtlayın. Gönderen adı, yanıt adresi, imza ve ekler beklediğiniz gibi görünüyor mu? Web sitenizin iletişim formu bu adrese bildirim gönderiyorsa ayrıca bir form denemesi yapın. Bir kanaldan mesaj alınması diğer kanalın da doğru ayarlandığını kanıtlamaz.
Son olarak gelen talebin sorumlusunu belirleyin. Çalışan bir posta kutusu, kendi başına bir takip süreci değildir. Müşteri talep takip tablosundaki durum ve sonraki işlem tarihi alanları, mesajların yanıtlandıktan sonra da unutulmamasına yardımcı olur.