Kısa yanıt
Kısmi tahsilat takibinde her ödeme ilgili müşteri ve belgeyle eşleştirilir; kalan tutar belge bazında hesaplanır. Toplam müşteri bakiyesiyle tek faturanın açık tutarını ayırın. Aynı ödeme dekont ve banka aktarımıyla iki kez işlenmesin. Eşleşmeyen veya belirsiz hareketleri sonuçlanmış göstermek yerine inceleme listesinde tutun.
Dört adımda uygulama rotası
BAŞLANGIÇ → SONUÇ- 01Tanı
Ödemeyi müşteri ve referansla bul.
- 02Eşleştir
İlgili belgeye dağılımı kaydet.
- 03Hesapla
Açık tutarı hareketlerle karşılaştır.
- 04Kontrol et
Yinelenen ve belirsiz kayıtları incele.
Müşteri bakiyesi ile faturanın açık tutarını ayırın
Müşteri faturanın bir bölümünü ödediğinde takip işi bitmez; hangi belgenin ne kadarının açık kaldığını görmek gerekir. Cari hesap, müşteriyle gerçekleşen işlemleri bir arada izlemeye yarar. Ancak müşterinin toplam bakiyesi ile tek bir faturanın kalan tutarı aynı bilgi değildir. Bir müşterinin birden fazla açık faturası varsa hesabına gelen parayı belgeyle eşleştirmeden yalnızca toplamdan düşmek, sonraki kontrolü zorlaştırabilir.
Örneğin müşteri “avans gönderdim” diyorsa bu parayı belirli bir faturanın ödemesi saymadan önce neye ilişkin olduğunu netleştirin. Takip tablosunda açıklama ve eşleştirme durumu bulunsun. Belirsiz bir kaydı tamamlanmış göstermek yerine incelenecekler listesine almak, ileride aynı ödemeyi ikinci kez kullanmanızı önler.
İki ödemeli basit bir örnek
Açıklama amacıyla, toplam tutarı 18.000 TL olan tek bir belge düşünelim. Aynı belgeye 5.000 TL ve daha sonra 4.000 TL tahsilat eşleştirildiğinde kalan tutar 9.000 TL olur. Bu örnekte iade, indirim, mahsup veya farklı para birimi bulunmuyor. Gerçek kayıtta bunlardan biri varsa basit çıkarma işleminin hangi kalemleri kapsadığını ayrıca belirtin.
| Kayıt | Eşleşen tahsilat | Kalan tutar |
|---|---|---|
| Belge açılışı | 0 TL | 18.000 TL |
| İlk ödeme | 5.000 TL | 13.000 TL |
| İkinci ödeme | 4.000 TL | 9.000 TL |
Belge tarihi, ödeme tarihi ve vade ayrı alanlarda tutulmalıdır. Para gelmiş olması, kalan kısmın hangi tarihte beklendiğini kendiliğinden değiştirmez. Müşteriyle yeni bir ödeme tarihi konuşulduysa görüşmeyi not edin; ilk kaydı sessizce değiştirip önceki bilgiyi kaybetmeyin.
Örnek: bir ödeme iki belgeye dağıtılıyorsa
Müşterinin 7.000 TL ve 5.000 TL tutarında iki açık belgesi olduğunu, 8.000 TL ödeme yaptığını varsayalım. Ödemenin ilk belgeyi tamamen, ikinciyi 1.000 TL kapattığı netleştirilirse ikinci belgede 4.000 TL açık tutar kalır. Bu örnekte aynı para birimi kullanılıyor; iade, indirim veya başka mahsup bulunmuyor. Bunlar varsa kayıt ayrıca değerlendirilmelidir.
Dağılım müşterinin açıklaması veya doğrulanmış iş kaydıyla uyumlu olmalıdır. Sistem sırf eski belge önce gelsin diye dağıtım öneriyorsa bunun işletmenin kabul ettiği yöntem olup olmadığını görün. Açıklaması belirsiz bir havaleyi yanlış belgeye bağlayıp hatırlatma göndermek müşteri iletişimini de etkiler.
Ödeme daha önce dekontla işlenmişse banka içe aktarımındaki aynı hareket yeni tahsilat sayılmamalıdır. İşlem referansı ve mevcut eşleşmeyi kontrol edin. Düzeltme gerektiğinde eski kaydı izsiz değiştirmek yerine değişikliğin nedeni ve hangi belgelere etkisi olduğu görünür kalsın.
Bu senaryo açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri sonucu veya ürün testi değildir.
Banka hareketini ikinci kez işlemeyin
Ödeme dekontu mesajla gelmiş, banka hareketi de daha sonra içe aktarılmış olabilir. Bunları iki ayrı tahsilat sanmak bakiyeyi gereğinden fazla azaltır. İşlem referansı, tarih, tutar ve ilgili müşteri birlikte kontrol edilmelidir. Aynı tutarı gönderen iki müşteri varsa yalnızca tutardan hareket ederek otomatik eşleştirme yapmayın.
Bir ödeme birkaç belgeyi kapatıyorsa dağılımı belge bazında kaydedin. Eşleştirilen parçaların toplamı gerçek ödeme tutarını aşmamalı. Kayıt değiştiğinde kimin hangi gerekçeyle düzelttiğini izlemek, haftalık incelemede yalnızca son sayıyı görmekten daha faydalıdır.
Yazılımı kendi örneğinizle değerlendirin
Bir ön muhasebe aracını incelerken “cari takip var” ifadesiyle yetinmeyin. İki fatura ve üç parçalı ödeme içeren küçük bir deneme hazırlayın. Açık tutarı, eşleşmeyen ödemeyi ve müşteri ekstresini aynı örnek üzerinde görebiliyor musunuz? Bize ait Faturika’nın cari hesap ve tahsilat yönetimi kapsamını da bu somut işlemler üzerinden değerlendirebilirsiniz. Kullanacağınız paketi ve güncel işleyişi ürün üzerinden doğrulayın.
Bu inceleme ödeme planı veya resmi muhasebe kaydı kararı vermek için değil, günlük iş takibinde sayıların birbirini tutmasını sağlamak içindir. Devreden kayıtları taşırken hangi tarihteki bakiyenin esas alınacağına da açıklık getirin.
Üç bakış açısını aynı raporda karıştırmayın
| Gösterge | Ne anlatır? | Nereden doğrulanır? |
|---|---|---|
| Müşteri toplamı | Tanımlı cari kapsamın bakiyesi | Müşteri hareketleri ve açılış kaydı |
| Belge açık tutarı | Belirli belgenin eşleşmemiş kalan kısmı | Belgeye bağlanan tahsilatlar |
| Eşleşmeyen ödeme | Paranın kaydı var, dağılımı net değil | Banka hareketi ve açıklama incelemesi |
Bir müşterinin toplam bakiyesi tutuyor diye her belgenin doğru eşleştiğini kabul etmeyin. Ters yönlü hatalar toplamda birbirini gizleyebilir. Birkaç örneği hareket düzeyinde karşılaştırmak, yalnızca genel toplam kontrolünden daha açıklayıcı olabilir.
Haftalık kontrol için kısa bir sıra
- Eşleşmemiş banka hareketlerini ve tahsilatları inceleyin.
- Kısmi ödenmiş belgelerin kalan tutarlarını karşılaştırın.
- Takip edilecek her kayda sorumlu ve sonraki işlem tarihi ekleyin.
- Müşteriye hatırlatma göndermeden önce son ödeme bilgisini yeniden kontrol edin.
Satış öncesi aşama da dağınıksa teklif takip rehberindeki sabit kayıt numarasını kullanın. Teklif, belge ve ödeme arasındaki bağlantı korunduğunda bir sorunun hangi adımda oluştuğunu bulmak kolaylaşır.
Hatırlatma göndermeden önce son kontrol
Ödeme takibi ile müşteriye mesaj gönderme ayrı adımlar olsun. Kayıt güncellenmeden otomatik hatırlatma çalışırsa ödenmiş belge için yanlış mesaj çıkabilir. Son banka hareketinin ne zamana kadar işlendiğini ve eşleşmemiş kayıt bulunup bulunmadığını kontrol edin. Müşterinin yaptığı bildirim de iş listesine girmelidir.
Bu rehber günlük kayıt takibini anlatır. Resmi muhasebe işlemleri ve özel belge durumlarında uygulanacak yöntemi mali müşavirinizle netleştirin. Yazılımda görülen bir rakamın doğru iş kaydına dayanması, araç seçimi kadar kayıt disiplinine bağlıdır.
0 / 4 adım kontrol edildi · Bu seçimler yalnızca açık sayfada tutulur.
Sık sorulan sorular
Müşteri açıklama yazmadan ödeme yaptıysa ne olur?
Hemen rastgele bir belge kapatmak yerine müşteri, tutar, tarih ve işlem referansını inceleyin. Eşleşme net değilse kayıt incelemede kalsın ve sorumlu kişi açıklığa kavuştursun.
Tahsilat ile teklif kabulü aynı şey midir?
Hayır. Teklif bir iş kararı, tahsilat para hareketidir. İlgili kayıtlar bağlanabilir; ancak birinin durumu diğerinin otomatik olarak tamamlandığını göstermez.
Kalan tutar neden yanlış görünebilir?
Yinelenen ödeme, yanlış belge eşleşmesi, açılış kaydı veya başka düzeltmeler etkili olabilir. İlk olarak hareketleri ve aynı ödemenin iki kez işlenip işlenmediğini kontrol edin.
Yöntem ve kaynak notu
Örnek senaryolar ve karar tabloları, konuyu açıklamak için hazırlanmış çalışma önerileridir. Ölçülmüş müşteri sonucu veya bağımsız ürün testi olarak sunulmaz. Platform ve ürün koşulları değişebileceğinden uygulama öncesinde ilgili resmi belgeyi ve kendi hizmet kapsamınızı kontrol edin.
Yayın ve bağlantı yaklaşımımızı okuyun →