Kısa yanıt
Ön muhasebeye geçişte önce kesim tarihini ve esas kayıt kaynağını belirleyin. Cari ve ürünleri temizleyip tekil kodlarla eşleştirin. Geçmiş hareket aktarımı ile açılış bakiyesini iki kez kullanmayın. Küçük bir dosyayla pilot yapıp reddedilen satırları, kontrol toplamlarını ve örnek kayıtları doğruladıktan sonra tam aktarıma geçin.
Dört adımda uygulama rotası
BAŞLANGIÇ → SONUÇ- 01Sınırı çiz
Hangi tarihe kadar veri taşınacağını yaz.
- 02Temizle
Kod, birim ve tekrarları düzenle.
- 03Pilot yap
Farklı hata durumlarını küçük örnekte sına.
- 04Uzlaştır
Kaynakla hedefi kayıt düzeyinde karşılaştır.
Aktarım dosyasından önce bir kesim tarihi belirleyin
Excel’deki kayıtları ön muhasebe programına taşırken ilk sorun çoğu zaman dosya biçimi değildir. Eski dosyaya yeni işlemler girilmeye devam ederken başka biri aktarım yaparsa iki sistemin hangi anı gösterdiği belirsizleşir. Önce bir kesim tarihi belirleyin: Hangi ana kadar olan kayıtlar aktarılacak, bundan sonraki işlemler nerede tutulacak?
Geçişin bir akşamda bitmesi şart değildir. Fakat geçici dönemde hangi sistemin esas kayıt kaynağı olduğunu herkes bilmelidir. Eski dosyaları tarih belirterek saklayın; aktarım hazırlığı için düzenlediğiniz kopyayı kaynak dosyanın üzerine yazmayın. Böylece bir uyuşmazlıkta başlangıç verisine dönebilirsiniz.
Önce cari ve ürün kartlarını temizleyin
Aynı müşterinin kısa adla, ticari unvanla ve farklı yazımlarla üç kez kaydedildiğini düşünün. Dosyadaki her satırı ayrı cari kart açarak aktarmak bu dağınıklığı yeni programa taşır. Tekil kayıt kodu oluşturun; benzer adları otomatik birleştirmek yerine ilgili kişiye kontrol ettirin. Aynı ismi taşıyan iki farklı işletme de olabilir.
Ürün listesinde kod, ad, birim ve gerekiyorsa depo bilgisi tutarlı olsun. “Adet” ile “koli” gibi farklı birimleri aynı alanmış gibi birleştirmeyin. Türkçe karakterler, başında sıfır bulunan kodlar ve ondalık ayırıcılar örnek dosyada kontrol edilmelidir. Bir hesap tablosunun sayı olarak yorumladığı kod, aktarımda beklediğinizden farklı görünebilir.
Örnek: aynı müşterinin üç farklı yazımı
Bir dosyada “Örnek Tasarım”, başka sayfada “Örnek Tasarım Ltd.” ve eski listede yalnızca “Örnek” yazdığını düşünelim. Bu kayıtların aynı işletmeye ait olması mümkündür; fakat ada bakarak kesin birleştirme yapmak da hatalı olabilir. Her kaynak kayıt için korunacak kodu ve doğrulanan hedef müşteriyi bir eşleme listesinde tutun.
Aktarım sırasında adları düzeltmekle eski işlem ilişkilerini değiştirmek farklı işlerdir. Belgelerin hangi müşteri koduna bağlandığı korunmalıdır. Hedefte oluşan tek kartın altında beklenen hareketlerin bulunduğunu örneklerle kontrol edin. Benzer isimli iki bağımsız işletmenin yanlış birleşmesi, genel toplam doğru görünse bile müşteri bazında hata yaratır.
Ürün tarafında da birim, kod ve depo farklılıklarını önce ayırın. “Bir kutu” ile “bir adet” aynı stok miktarı değildir. Birim dönüşümü gerektiren durumları uygulamanın desteklediği yöntem ve işletmenin kayıt düzeniyle netleştirin; dosyadaki metinleri değiştirmek yeterli olmayabilir.
Bu senaryo açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri sonucu veya ürün testi değildir.
Geçmiş işlemler ile açılış bakiyesini karıştırmayın
Tüm geçmiş hareketleri taşımak ile belirli bir tarihteki açılış bakiyesini taşımak farklı yaklaşımlardır. Aynı geçmişi hem hareketler hem açılış toplamı olarak yüklerseniz tutar iki kez hesaba girebilir. Hangi yöntemin kullanılacağını uygulamanın desteklediği yapıya ve kayıt ihtiyacınıza göre baştan belirleyin; resmi kayıtların devri için mali müşavirinizle kapsamı netleştirin.
Toplam müşteri bakiyesi tek başına yeterli bir kontrol değildir. Farklı para birimlerini ayrı tutun; birkaç müşterideki ters yönlü hata genel toplamı tesadüfen doğru gösterebilir. Örnek müşterilerin hareketlerini, açık belgelerini ve kalan tutarlarını da tek tek karşılaştırın. Kısmi tahsilat rehberi, açık tutar kontrolüne örnek sunar.
Tam dosyadan önce küçük bir pilot yapın
İlk denemede bütün arşivi yüklemek yerine farklı durumları temsil eden birkaç kayıt seçin: benzer isimli iki müşteri, farklı birimli ürün, kısmi ödenmiş belge ve boş bırakılmış isteğe bağlı alan. Hatalı satır olduğunda sistemin ne yaptığını da görün. Dosyanın tamamı mı reddediliyor, bazı kayıtlar oluşuyor mu?
Bize ait Faturika’nın bulut ön muhasebe programına geçiş sürecini değerlendirirken desteklenen içe aktarım biçimini ve açılış kaydı yöntemini bu örneklerle doğrulayabilirsiniz. Genel bir CSV dosyasının her alanının doğrudan desteklendiğini varsaymayın. Manuel giriş, dosya aktarımı ve API farklı kapsamlar sunabilir.
Aktarım kontrolünü üç düzeyde yapın
| Düzey | Kontrol | Örnek hata |
|---|---|---|
| Dosya | Satır, sütun, tarih ve kod biçimi | Başında sıfır bulunan kodun değişmesi |
| İlişki | Belge, müşteri ve ürün bağları | Doğru tutarın yanlış cariye gitmesi |
| Sonuç | Açık belgeler ve kontrol toplamları | Geçmiş hareketle açılışın iki kez sayılması |
Hedef sistemin dosyanın bir kısmını kabul edip etmediğini öğrenin. Başarısız uyarısı aldıktan sonra aynı dosyayı yeniden yüklemek, önce oluşmuş kayıtları çoğaltabilir. Hata listesini ve ilk denemenin sonuçlarını incelemeden tekrar başlatmayın.
Yayına geçişte sorumluluğu açık tutun
Pilot sonrasında kaynak satır sayısını, oluşan kartları, reddedilen kayıtları ve kontrol toplamlarını not edin. Dosyayı yeniden yüklemek gerekiyorsa aynı kayıtların çoğalıp çoğalmadığını kontrol edin. Başarılı görünen bir ekran, hiçbir satırın atlanmadığını kanıtlamaz.
Geçiş gününde kimin yeni kayıt açacağını, kimin sonuçları kontrol edeceğini ve sorun halinde hangi noktaya dönüleceğini belirleyin. İşler yoluna girdikten sonra eski dosyaları herkesin düzenlemeye devam ettiği ikinci sisteme dönüştürmeyin. Önce günlük kullanım görevlerini deneyin: müşteri bulma, ödeme eşleştirme ve raporu dışarı alma. Sürecin tamamlanması yalnızca dosyanın yüklenmesiyle ölçülmemelidir.
Geçiş günü için kabul ve geri dönüş ölçütü
Yayına geçişten önce hangi kontroller tamamlandığında yeni sistemin esas alınacağını yazın. Kartların bulunması, açık tutarların örneklerle uyuşması ve günlük görevlerin yapılabilmesi ayrı kabul ölçütleri olabilir. Her birinin sorumlusu belli olsun. İlk gün bütün kayıtların kusursuz olduğu varsayımıyla eski kaynağı silmeyin.
Aktarım tamamlandıktan sonra kullanıcıların müşteri bulma, belge ilişkilendirme ve rapor dışa aktarma işlerini yapabildiğini deneyin. Teknik yükleme bitmiş olsa da ekip günlük işini sürdüremiyorsa geçişin operasyon tarafı tamamlanmamıştır.
0 / 4 adım kontrol edildi · Bu seçimler yalnızca açık sayfada tutulur.
Sık sorulan sorular
Bütün geçmişi taşımak zorunda mıyım?
Kayıt ihtiyacına ve uygulamanın desteklediği yönteme bağlıdır. Geçmiş işlemler, açılış bakiyesi ve erişilebilir arşiv kapsamını ayrı değerlendirin. Resmi kayıt gereklilikleri için mali müşavirinizle ilerleyin.
CSV yüklenmesi başarı sayılır mı?
Dosyanın kabul edilmesi bir adımdır. Kayıt ilişkileri, reddedilen satırlar ve örnek açık tutarlar da doğrulanmalıdır. Yalnızca satır sayısının eşit olması bütün verinin doğru anlamla taşındığını kanıtlamaz.
Aktarım sırasında eski Excel’e işlem girebilir miyim?
Geçici çift çalışma gerekiyorsa hangi kaynağın esas olduğunu ve yeni işlemlerin nasıl eşitleneceğini belirleyin. Plansız iki ayrı kayıt sistemi geçiş sonrasında farkları büyütebilir.
Yöntem ve kaynak notu
Örnek senaryolar ve karar tabloları, konuyu açıklamak için hazırlanmış çalışma önerileridir. Ölçülmüş müşteri sonucu veya bağımsız ürün testi olarak sunulmaz. Platform ve ürün koşulları değişebileceğinden uygulama öncesinde ilgili resmi belgeyi ve kendi hizmet kapsamınızı kontrol edin.
Yayın ve bağlantı yaklaşımımızı okuyun →